Tips en Advies

13-12 ST Nieuwsbrief 2017 deel 10
15-11 ST Nieuwsbrief 2017 deel 9
08-11 ST Special Eindejaarstips 2017
24-10 ST Nieuwsbrief 2017 deel 8
12-10 ST Special Regeerakkoord 2017
21-09 ST Special Miljoenennota 2018
13-07 ST Nieuwsbrief 2017 deel 7
21-06 ST Nieuwsbrief 2017 deel 6
18-05 ST Nieuwsbrief 2017 deel 5
12-04 ST Nieuwsbrief 2017 deel 4
12-04 ST Nieuwsbrief 2017 deel 3
15-03 ST Nieuwsbrief 2017 deel 2
24-01 ST Nieuwsbrief 2017 deel 1
11-01 ST Special Lonen 2017
15-12 ST Nieuwsbrief 2016 deel 10
22-11 ST Nieuwsbrief 2016 deel 9
15-11 ST Special Eindejaarstips 2016
20-10 ST Nieuwsbrief 2016 deel 8
22-09 ST Nieuwsbrief Miljoenennota 2017
14-07 ST Nieuwsbrief 2016 deel 7
21-06 ST Nieuwsbrief 2016 deel 6
19-05 ST Nieuwsbrief 2016 deel 5
14-04 ST Nieuwsbrief 2016 deel 4
23-03 ST Nieuwsbrief 2016 deel 3
24-02 ST Nieuwsbrief 2016 deel 2
26-01 ST Nieuwsbrief 2016 deel 1
12-01 ST Special lonen 2016
17-12 ST Nieuwsbrief 2015 deel 10
25-11 ST Nieuwsbrief 2015 deel 9
12-11 ST Special Eindejaarstips 2015
29-10 ST Nieuwsbrief 2015 deel 8
15-10 ST Nieuwsbrief 2015 deel 7
23-09 ST Nieuwsbrief Miljoenennota 2016
30-06 ST Nieuwsbrief 2015 deel 6
26-05 ST Nieuwsbrief 2015 deel 5
28-04 ST Nieuwsbrief 2015 deel 4
25-03 ST Nieuwsbrief 2015 deel 3
26-02 ST Nieuwsbrief 2015 deel 2
28-01 ST Nieuwsbrief 2015 deel 1
22-01 ST Special Lonen 2015
03-12 ST Special Eindejaarstips 2014
30-10 ST Nieuwsbrief 2014 deel 8
16-09 ST Nieuwsbrief 2014 deel 7
31-07 Werkkostenregeling
24-07 Zonnepanelen op uw woning
24-07 Uw positie als DGA
01-07 ST Nieuwsbrief 2014 deel 6
26-06 ST Nieuwsbrief 2014 deel 5
29-04 ST Nieuwsbrief 2014 deel 4
03-04 ST Nieuwsbrief 2014 deel 3
13-03 Succesvol financieren
13-03 Auto en fiscus 2014
13-03 ST Nieuwsbrief 2014 deel 2
07-02 ST Special lonen 2014
05-02 ST Nieuwsbrief 2014 deel 1
05-12 Update ST Special Oudejaarstips 2013
07-11 ST Special Oudejaarstips 2013
17-10 ST Nieuwsbrief 2013 deel 8
24-09 ST Nieuwsbrief Miljoenennota 2014
17-09 ST Nieuwsbrief 2013 deel 7
02-07 ST Nieuwsbrief 2013 deel 6
30-05 ST Nieuwsbrief 2013 deel 5
25-04 ST Nieuwsbrief 2013 deel 4
28-03 ST Nieuwsbrief 2013 deel 3
21-02 ST Nieuwsbrief 2013 deel 2
09-01 ST Special lonen 2013
07-02 ST Nieuwsbrief 2013 deel 1
10-12 Wet Uniformering Loonbegrip
09-01 ST Nieuwsbrief Belastingplan 2013
19-11 ST Eindejaarstips 2012
09-01 ST Nieuwsbrief 4e kwartaal 2012, II
09-01 ST Tips 4e kwartaal 2012, II
09-01 ST Nieuwsbrief 4e kwartaal 2012, I
09-01 ST Tips 4e kwartaal 2012, I
28-06 ST Nieuwsbrief 3e kwartaal 2012
28-06 ST Tips 3e kw 2012
16-05 ST Nieuwsbrief 2e kwartaal 2012
16-05 ST Tips 2e kwartaal 2012
07-02 ST Nieuwsbrief 1e kwartaal 2012
07-02 ST Tips 1e kwartaal 2012
31-01 ST Special Lonen 2012
02-11 ST Nieuwsbrief 4e kwartaal 2011
02-11 ST Tips 4e kwartaal 2011
14-07 ST Nieuwsbrief 3e kwartaal 2011
23-03 ST Tips 3e kwartaal 2011

Werkkostenregeling

Nieuw systeem voor al uw vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer vanaf 2015

Werkkostenregeling

Werk aan de winkel!

Met ingang van 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling (WKR) definitief ingevoerd. Werkgevers konden al vanaf 1 januari 2011 gebruikmaken van de WKR . Toch hebben maar weinig werkgevers die overstap gemaakt. De WKR wordt daarom per 1 januari 2015 op een aantal punten aangepast en vereenvoudigd met als doel de huidige bezwaren tegen de WKR zoveel mogelijk weg te nemen en de uitvoerbaarheid te verbeteren. Vanaf 1 januari 2015 heeft u geen keuze meer: u bent dan verplicht de WKR toe te passen.

De definitieve invoering van de WKR betekent werk aan de winkel. U zult zich moeten verdiepen in de WKR, want voor u het weet is het 2015 en dient u klaar te zijn voor de WKR.

De huidige regels op een rij

Uitgangspunt in de WKR is dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vallen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), niet onder de WKR. Datzelfde geldt voor intermediaire vergoedingen. U vergoedt dan de kosten die uw werknemer voorschiet voor zaken die:

- tot het vermogen van uw bedrijf horen (uw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto

  van de zaak en schiet de benzinekosten voor, waarna u ze weer vergoedt);

- specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (uw werknemer koopt bijvoorbeeld een

  fles wijn voor een klant en u vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, vallen niet onder de WKR. Hetzelfde geldt voor producten uit uw eigen bedrijf, mits uw werknemer hiervoor de consumentenprijs betaalt.

Binnen de WKR mag u in 2014 maximaal 1,5% van het totale fiscaal loon (kolom 14 van de loonstaat) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Dit wordt de 'vrije ruimte' genoemd. U betaalt geen loonbelasting over het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen dat binnen de vrije ruimte valt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een werkgeverslast. U hoeft hierover geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Let op: er is een wetsvoorstel in de maak waarin de vrije ruimte vanaf 1 januari 2015 omlaag gaat naar 1,2% van het totale fiscale loon.

Keuzemogelijkheid

Wilt u de last van 80% eindheffing niet dragen, dan heeft u de mogelijkheid – mits de arbeidsvoorwaarden dit toestaan – om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als werknemersloon. Deze worden dan regulier verloond. U moet deze keuze wel maken voordat u een vergoeding of verstrekking toekent aan uw werknemer en u kunt niet meer op uw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout. De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Stel u geeft uw werknemer een km-vergoeding van € 0,29. Onbelast mag u maar € 0,19 p/km geven. U geeft dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kunt u bijvoorbeeld € 0,05 p/km onder de WKR laten vallen en kunt u € 0,05 p/km tot het werknemersloon rekenen. Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en (verkeers)boetes altijd tot het loon van de werknemer.

Let op: door bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als werknemersloon wordt het loon hoger en dat heeft tot gevolg dat u mogelijk meer premies werknemersverzekeringen, meer pensioenpremie en meer vakantiegeld moet betalen.

Gebruikelijkheidstoets

De WKR kent een gebruikelijkheidstoets. Deze houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onderbrengt, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.

Niet alles valt in de vrije ruimte

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar kunnen toch onbelast worden vergoed of verstrekt, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Het gaat dan om gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor bijvoorbeeld de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen vallen onder de gerichte vrijstellingen. Er is een wetsvoorstel in de maak waarin tevens een gerichte vrijstelling voor personeelskortingen voor branche-eigen producten vanaf 1 januari 2015 wordt geïntroduceerd.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals de vaste computer, gereedschappen en de vaste telefoon, geldt een nihilwaardering.

De 'werkplek' is een nieuw begrip in de WKR. Dit is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. De werkplek thuis is uitgezonderd.. Stel dat u een printer verstrekt aan de werknemer voor de werkplek thuis. Dan kan de printer niet op nihil worden gewaardeerd. Arboverstrekkingen, zelfs als deze bedoeld zijn voor de werkplek thuis, vallen wel onder de nihilwaarderingen. Denk bijvoorbeeld aan een aangepast computerscherm.

Voor een aantal werkplekvoorzieningen wordt in een nog in te dienen wetsvoorstel per 1 januari 2015 een gerichte vrijstelling geïntroduceerd. Dit heeft als voordeel dat het voor u niet meer uitmaakt of u deze werkplekvoorzieningen vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt.

Noodzakelijkheidscriterium

Er is een wetsvoorstel in de maak waarin een noodzakelijkheidscriterium wordt geïntroduceerd per 1 januari 2015. Met het noodzakelijkheidscriterium is een vergoeding of verstrekking geen belastbaar loon als deze noodzakelijk is voor het werk. Voorlopig wordt het noodzakelijkheidcriterium alleen geïntroduceerd voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

Tip: Door de invoering van het noodzakelijkheidscriterium kunt u een telefoon, computer of I-pad straks onbelast vergoeden als uw werknemer deze zaken nodig heeft om zijn werk te doen. U hoeft dan ook geen rekening meer te houden met een privé-voordeel van de werknemer.

Normbedragen

Normbedragen voor loon in natura blijven gelden. U kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (2014: € 5,35 per dag), maaltijden op de werkplek (2014: € 3,15) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet Kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever. In een nog in te dienen wetsvoorstel wordt met ingang van 1 januari 2015 een concernregeling voorgesteld. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen.

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. U moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. U mag dezeonderbrengen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Uw administratie inrichten

Een van de voordelen van de WKR is dat u de vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer hoeft bij te houden. Ook bent u binnen de vrije ruimte niet meer gebonden aan allerlei fiscale spelregels. De Belastingdienst moet echter nog wel kunnen beoordelen of u binnen de vrije ruimte blijft met de vergoedingen en verstrekkingen die u heeft aangewezen als eindheffingsloon onder de WKR.

Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen moet dus uit uw financiële administratie te halen zijn en dat betekent een aanpassing. Vaak worden de vergoedingen en verstrekkingen niet apart in de financiële administratie geboekt en staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen. U moet dan alsnog de btw toevoegen, want in de WKR geldt bij verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de inkoopfactuur (inclusief btw) als hoofdregel.

Tip: Over het toevoegen van de btw kunt u in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat u een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt.

Stel nu dat u geen factuur heeft? In dat geval moet u uitgaan van de waarde in het economisch verkeer. Verstrekt u producten uit uw eigen bedrijf aan uw werknemer, dan moet u uitgaan van de consumentenprijs.

Het totale bedrag in uw financiële administratie aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen onder de WKR moet u koppelen aan het fiscaal loon (kolom 14 van de loonstaat) in uw loonadministratie. Op die manier kunt u, maar ook de Belastingdienst, toetsen of u binnen de vrije ruimte blijft.

Tip: Er is een wetsvoorstel in de maak waarin wordt opgenomen dat u met ingang van 1 januari 2015 nog maar één keer per jaar hoeft vast te stellen of u de vrije ruimte overschrijdt. Op dit moment moet u dat nog bij iedere loonaangifte doen.

Aanpassen van arbeidsvoorwaarden

Het kan zijn dat u door de WKR bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. Hiervoor heeft u in de meeste gevallen toestemming nodig van uw werknemers. Overleg daarom op tijd met uw werknemers en/of de ondernemingsraad. Geldt binnen uw bedrijf een bedrijfstak-cao, dan zijn u en uw werknemers hier volledig aan gebonden. Uw keuzeruimte is dan beperkt. Bij het afsluiten van nieuwe arbeidscontracten kunt u wel al rekening houden met de WKR.

Tot slot

De WKR heeft voor werkgevers grote gevolgen. Fiscaal gezien is het een complete ommezwaai in onze denkwijze en daarnaast heeft de regeling grote gevolgen op het arbeidsrechtelijke en administratieve vlak. Met ingang van 1 januari 2015 wordt de WKR definitief ingevoerd en kunt u niet meer kiezen voor toepassing van de oude regeling. Bereid u in de komende maanden daarom voor op de overstap naar de WKR. Neem voor meer informatie contact op met uw ST-adviseur. Deze is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Colofon

SevereynsThijssen Accountants & Fiscalisten

T 043-3524477

E info@severeynsthijssen.nl

I www.severeynsthijssen.nl

Auteur Drs. H.J. Thijssen

© 2014 SevereynsThijssen Accountants & Fiscalisten

Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. De uitgever en auteur hebben bij de samenstelling gestreefd naar uiterste betrouwbaarheid en zorgvuldigheid, maar kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden en de gevolgen daarvan.

Download hier de pdf